எக்ஸெல் தொகுப்பில்…

எக்ஸெல் ஒர்க்புக்கில் டேட்டாவினை அமைத்த பின்னர், செல்களில் உள்ள டேட்டாவினை வரிசைப்படுத்தலாம். அதிக மதிப்பிலிருந்தோ, அல்லது குறை ந்த மதிப்பிலிருந்தோ, நம் விருப்பப் படி வரிசைப் படுத்தி வகைப்ப டுத்தலாம். இதற்கு இத் தொகுப்பில் உள்ள Sort கட்ட ளையை எளிதாகப் பயன்படுத்து கிறோம். ஆனால் அனைத்து டேட் டாவும் வரிசைப் படுத்தும் செய லுக்கு உட்படாது. எடுத்துக் காட்டாக, வார நாட்களை (Sunday, Monday, Tuesday etc.) எப் படி வரிசைப் படுத்துவது? வரிசைப் படுத்தினால், Friday, Monday, Saturday, Sunday, Thursday, Tuesday, Wednesday என்றல்லவா அமையும். இதே போல மாதங்களின் பெயர்களை (January, February,March etc.) வரி சைப்படுத்தினால், நமக்கு ஜனவரி, பிப்ரவரி என்று கிடைக்காது. அப்படியானால் இவற்றை எப்படித் தான் வரிசைப்படுத்துவது. இங்குதான் நமக்கு உதவ custom sort என்ற வழி தரப்பட்டுள்ளது.
மாதங்களின் பெயர்களை A2 என்ற செல் முதல் A13 செல் வரை என்டர் செய்திருக்கிறீர்கள். இவற்றை சரியான வரிசையில் அமைக்க, முதலில் இந்த செல்களைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அதாவது A2:A13. அடுத்து Data மெனுவிலிருந்து Sort என்பதனைத் தேர்ந் தெடுக்கவும். உடன், Sort டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். Sort By கட்டளை மாதங்களை அகராதி வரிசைப்படி காட்டும். இதனைத் தவிர்க்க, டயலாக் பாக்ஸின் கீழாக உள்ள, Options பட்டனைக் கிளிக் செய்திடவும்.

இப்போது கிடைக்கும் டயலாக் பாக்ஸில், First Key Sort Order கண்ட்ரோல் Month எனக் காட்டும். இப்போது, கீழ் நோக்கி உள்ள அம்புக் குறியை அழுத்தவும். இங்கு custom sort ஆப்ஷன்ஸ் தரப்படும். இதில், கடைசியாக உள்ள January, February, March என்ற ஆப்ஷனைத் தேர்ந்தெடுக் கவும். இதில் நாம் சிறிய மற்றும் பெரிய எழுத்துக்களில் மாதப் பெயர்களை அமைத்திருந்தாலும் கவலைப்பட வேண்டியதில்லை. இருப்பினும், நீங்கள் விருப்பப்ப ட்டால், பெரிய, சிறிய எழுத்துப்படியும் வகைப்படுத்தலாம். இதற் கும் ஓர் ஆப்ஷன் தரப்பட்டுள்ளது. மேலே கூறியபடி, ஆப்ஷன் களைத் தேர்ந்தெடுத்த பின்னர், இருமுறை ஓகே, கிளிக் செய்து வெளியேறவும். எக்ஸெல் நீங்கள் விரும்பியபடி, மாதங்களின் பெயர்களை வரிசைப்படுத்திக் காட்டும்.

எக்ஸெல் 2007 மற்றும் எக்ஸெல் 2010 தொகுப்புகளும் இந்த வசதிகளைக் கொண்டிருக்கின்றன. ஆனால் அவற்றில் சிறிய அளவில் சற்று மாறுதலாக இதனைக் கையாள வேண்டும்.

முதலில் Sort & Filter குரூப்பில் Sort ஆப்ஷனைக் கிளிக் செய்திடவும். இதில் A to Z அல்லது Z to A ஆப்ஷன்களைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டாம்.

இப்போது கிடைக்கும் Sort டயலாக் பாக்ஸில் Order control பட்டியலைத் திறக்கவும். இப்போது நீங்கள் விரும்பும் வகையி லான, custom sort ஆப்ஷனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இதன் பின் னர், ஓகே கிளிக் செய்திடவும். ஆப்ஷனைப் பயன்படுத்துகையில், அந்த பட்டியலில் அனைத்து டேட்டாவும் இருக்க வேண்டும் என்பதில்லை. எடுத்துக்காட்டாக, டேட்டாவில் வாரத்தின் ஏழு நாட்களும் அல்லது மாதத்தின் 12 பெயர்களும் அமைக்கப் பட்டிருக்கத் தேவையில்லை. இருக்கின்ற நாட்களின் பெயர் களை அல்லது மாதங்களின் பெயர்களை, நாம் தேர்ந்தெடுத்த ஆப்ஷன்படி வரிசைப் படுத்தித் தரும்.

எடிட்டிங் ரத்து செய்திட
ஒர்க்புக் ஒன்றில் செல்களில் சில தகவல்களை நிரப்பிக் கொண்டி ருக்கை யில், அடடா, இது வேறு செல் ஆயிற்றே, வெட்டியாக இதில் டேட்டாவினை நிரப்பிவிட்டோமே என்று கவலைப் படுகிறீர்களா? உடனே, டேட்டா முழுவதையும் அதிலிருந்து நீக்கி ரத்து செய்திட வேண்டும் என எண்ணுகிறீர்களா?

இதற்கு இரு வழிகள் உள்ளன. முதல் வழி, எஸ்கேப் (Esc) கீயை அழுத்துவது. அடுத்ததாக பார்முலா பாரில் இடது பக்கம் உள்ள சிகப்பு எக்ஸில் (X) கிளிக் செய்வது. எதனை மேற்கொண்டாலும், எக்ஸெல் உங்கள் எண்ணத்தினைப் புரிந்து கொண்டு, இடப்பட்ட டேட்டாவினை நீக்கி, நீங்கள் அதில் டைப் செய்திடும் முன் செல் எப்படி இருந்ததோ, அந்த நிலைக்குக் கொண்டு வருகிறது.

ஆனால், நீங்கள் ஒரு தவறு செய்து, என்டர் அழுத்துவதாக வைத்துக் கொள்வோம். உடனே எக்ஸெல் நீங்கள் என்னவெ ல்லாம் டைப் செய்தீர்களோ, அவற்றுடன் அந்த செல்லை அமை க்கிறது. இதனை ரத்து செய்திட, எக்ஸெல் தொகுப்பு தரும் ரத்து (Undo) வசதியைப் பயன்படுத்த வேண்டும். டூல்பாரில் கிளிக் செய்திட வேண்டும்; அல்லது Ctrl+Z கீகளை ஒருசேர அழுத்த வேண்டும்.

எக்ஸெல் தொகுப்பில் என்டர் கீ
எக்ஸெல் தொகுப்பில் பணியாற்று கையில் என்டர் கீயை அழுத்தினால் அது கீழாக உள்ள செல்லுக்குச் செல்லும். ஆனால் என்டர் கீ அழுத்தி அதே செல்லில் நீங்கள் தகவல்களை அமைக்க வேண்டும் என விரும்பினால் என்ன செய்யலாம்? அல்லது அடுத்த இணையான செல்லுக்குச் செல்ல வேண்டும் படி என்டர் கீ அழுத்துவதனை அமைக்க விரும்பினால் என்ன செய்யலாம்? Tools | Options | Edit என வரிசையாகச் சென்று அதில் Move selection after Enter என்று இருக்கும் இடத்தில் உங்கள் விருப்பத் திற்கேற்ற வகையில் அமைத்துக் கொள்ளலாம்.

( கண்டதை படைக்காமல் கண்டெடுத்ததை படைக்கிறோம் )