காகிதங்கள் இல்லாத அலுவலங்கள்

பேப்பர்லெஸ் ஆபீஸ் – அதாவது, காகிதங்களே இல்லாத அலுவ லகம் என்பது இன்றைய அலுவலக நடை முறையாக மாறி வருகிறது. தனியார் அலுவலகங்கள் மட்டுமின் றி, அரசு அலுவல கங்களும் இவ்வாறு மாறுவதற்கான முயற்சிகளை எடு த்து வருகின்றன. இது சாத்தியமா? இதனால் நன்மைகள் என்ன? பார் ப்போமா!

எல்லா அலுவலகங்களிலும் நீக்கமற நிறைந்து காணப்படுவது காகிதங்கள்தான். ஆயிரக்கணக் கான கோப்புகள் குவிந்து காண ப்படும். இவை தவிர, புத்தக ங்கள், பத்திரிகைகள், கையெழு த்து பிரதிகள் எனவும் நிறைந்து கிடக்கும். இவற்றின் ஊடே அமர்ந்து, பதுங்கி, மறைந்து இருப்பது போல பணியாற்றுகிற அலுவலர் களை வெளியே கொண்டு வந்து, அவர்களுக்கு எப்படி புத்துண ர்ச்சி கொடுக்கலாம்?

காகிதமற்ற அலுவலகம் வந்தால் இதற்கு ஒரு தீர்வு கிடைக்கும். காகித வடிவில் இல் லாமல் டிஜிட்டல் வடிவில் தகவல்களைச் சேகரித்து வைப்பதால் என்னென்ன நன் மைகள் கிடைக்கும் என்று பார்ப்போம்.

1. மரங்களை வெட்டிக் காகிதங்களைத் தயாரிப்பது குறைந்து விடும். எனவே மர ங்கள், நம் வாழ்நாட்களுக்குப் பின்னரும், நீண்ட நாட்கள் வாழும். சுற்றுப்புறம் பசு மையாகத் திகழும்.

2. காகிதங்களை கட்டி “மாரடிக்கும்’ தொழிலில் இருந்து நமக்கு விடுதலை கிடைக்கும். காகிதங்களைப் பராமரிக்கும் கடின வே லையில் இருந்து நாம் தப்பலாம்.

3. தகவல்களை டிஜிட்டல் வடிவில் பதிவதால், அவற் றை எளிதாகக் கையாள முடி யும். விரைவாகத் தேடி, வே ண்டிய தகவல்களைப் பெற முடியும். தகவல்களை வேண் டிய வகையில் அடுக்க முடி யும். மொத்தத்தில் தகவல் களை எளிதாக மேலாண்மை செய்ய முடியும்.

4. காகிதங்களை வைத்துப் பராமரிக்க ஏராளமான இடம் தேவை. டிஜிட்டல் வடிவத்துக்குத் தகவல்க ளை மாற்றினால், காகிதங் களை வைத் திருக்கப் பயன்படுத்தும் இடம் மிச்சமாகிறது.

5. பேக்கப் எடுத்து வைப்பதால் டிஜிட் டல் வடிவில் உள்ள தக வல்களை எப்போதும் நம்பலாம். காகிதங்கள் தொலைந்து போகலாம்; அவற் றைக் கரையான்கள் அரிக்கலாம். எனவே காகிதத்தில் உள்ள தகவல்களை நம்ப முடியாது.

6. டிஜிட்டல் வடிவில் உள்ள தகவல்களில், வேண்டிய பகுதியைக் கண்டு பிடித்து, விரைவாக மற்றவர்களுக்கு அனுப்பி வைக்க முடியும்.

மேலே கண்ட நன்மை களைப் படித்ததும், தகவல் களை டிஜிட் டலாக மாற்ற எல்லாரும் விரும்புவது இயற்கையே. எனினும் சில சந்தேக ங்கள், கேள்விகள் நம் மனதில் எழுலாம்.

1. டிஜிட்டலாகத் தகவல் களை மாற்ற ஏராளமான பணத்தைச் செலவ ழிக்க வேண்டி யிருக்குமா?

2. இனிமேல் கிடைக்கிற தகவல்களை டிஜிட்டலாக மாற்றினால் போதாதா? ஏற்கனவே காகிதங்களில் உள்ளவற்றை டிஜிட்டலாக மாற்ற பணம் அதிகம் செலவாகுமா?

3. டிஜிட்டல் வடிவத் தகவல்களை ஹா ர்ட் டிஸ்க்கில் போட்டு வைக் கிறோம். ஹார்ட் டிஸ்க்கை நம்ப முடியுமா? ஹார்ட் டிஸ்க் பழுதாகி விட்டால் எல் லா தகவல்களும் போய்விடுமே?

மேலேயுள்ள கேள்விகளும், ஐயங் களும் வீணான பயத்தை ஏற்படுத் தியுள் ளன. தகவல்களை டிஜிட்டலாக மாற்ற அதிகப் பணம் தேவைப் படுவதில்லை. ஏற்கனவே உள்ள தகவல் மற்றும் புதிய தகவல் என எல்லாவ ற்றையும் டிஜிட்டலாக மாற்றி விடுவதே நல்லது. ஹார்ட் டிஸ் க்கின் விலை குறைவு. எனவே ஒரு ஹார்ட் டிஸ்க்கில் உள்ள டேட்டாவை மற்றொரு ஹார்ட் டிஸ்க்கில் பேக்கப் எடுக்கலாம்; சிடி- ஆர், டிவிடி டிஸ்க்குகள் போன்றவற் றிலும் பதியலாம். Raid முறையில் பல ஹார்ட் டிஸ்க்குகளை வைத்து டேட் டாவை பேக்கப் எடுக்கலாம். (Redundant Array of Inespensive Devices என்பதன் சுருக்கமே Raid.)

டிஜிட்டலாக மாற்ற என்ன தேவை?

நல்ல வேகம் கொண்ட கம்ப்யூட்டர் தே வை. தரமான ஸ்கேனர் தேவை.

ஸ்கேன் செய்கிற காகித டாக்குமெண் டுகளைப் படங்களாகச் சேமிக்க விரும்பாமல் அவற்றை டெக் ஸ்ட் பார்மட்டில் சேமிக்க Optical Character Recognition (OCR) என்னும் சாப்ட்வேர் தேவை. பொதுவாக ஸ்கேனருடன் இலவசமாக ஓஆர்சி சாப்ட்வேரைத் தருவார்கள். இந்த சாப்ட்வேர் போதுமானது. ஏராள மான காகித டாக்குமெண்டு களை பிழையில்லாமல் டெக்ஸ்ட் பார் மட்டுகளாக மாற்ற விரும்புப வர்கள் ABBYY Fine Reader போ ன்ற ஓஆர்சி சாப்ட் வேர்களை விலைக்கு வாங்கலாம். இன்னும் பல சாப்ட்வேர் தொகுப்புகளும் கிடை க்கின்றன.

டிஜிட்டல் வடிவில் உள்ள உங்கள் தகவல்களை பேக்கப் செய்ய தர மான சாப்ட்வேர் தேவை. அந்த சாப்ட்வேரில் Scheduler வசதியும் இருக்க வேண்டும். அப்படியானால்தான் குறிப்பிட்ட நேரத்தில் குறிப்பிட்ட பைல்களை உங்கள் உதவியின்றியே அந்த சாப்ட்வேரால் பேக்கப் எடுக்க முடியும். Second Copy, Win Backup போன்ற பேக்கப் சாப்ட்வேர்களில் ஒன்றை நீங்கள் பயன்படுத்தலாம்.

அடுத்ததாக Docment Management software தேவை. Newsoft வழங்கும் Presto1 Page Manager போன்ற சாப்ட்வேர்கள் பல உள்ளன. ஸ்கே னருடன் இலவசமாக இத்தகைய சாப்ட் வேரைத் தருவார்கள். அதை யும் பயன்படுத்தலாம்.

டிஜிட்டலாக மாற்ற:

காகித வடிவில் உள்ள டாக்குமெண்டை எப்படி டிஜிட்டலாக மாற்று வது எனப் பார்ப்போம்.

காகிதத்தை ஸ்கேனரில் வைத்து ஸ்கேன் செய்யு ங்கள். ஓசிஆர் சாப்ட்வேர் மூலம் காகிதத்தில் உள்ள தை டெக்ஸ்ட் பார் மட்ட மாக மாற்றுங்கள்.

டாக்குமெண்ட் மேனேஜர் சாப்ட்வேர் மூலம், அந்த டாக்கு மெண்ட் தொடர்பான முக்கிய குறிப்பைக் கொடுங்கள். பின்னா ளில் இந்த குறிப்பை வைத்தே அந்த டாக்குமெண்டைத் தேடிக் கண்டு பிடிக்க முடியும்.

முந்தைய பத்திகளில் குறிப்பிட்டபடி எல்லா காகித டாக்குமெ ண்டுகளையும் ஸ்கேன் செய்து பைல்களாக மாற்றுங்கள். பின்பு பேக் கப் சாப்ட்வேர் மூலம் அவற்றைப் பேக்கப் எடுங்கள்.